7 Gründe, warum Sie Excel gegen eine digitale Werkzeug- und Maschinenverwaltung tauschen sollten

In vielen Handwerksbetrieben wird Excel noch immer als Werkzeug-, Geräte-, und Inventarverwaltung genutzt. Auf den ersten Blick eine kostengünstige und einfache Lösung - doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass Excel bei der Verwaltung von Geräten erhebliche Schwächen aufweist, die den Betriebsablauf unnötig erschweren. Der Einsatz von Excel führt schnell zu Fehlern und mindert so die Effizienz der Geräteverwaltung erheblich.

In diesem Blogbeitrag erläutern wir die wichtigsten sieben Gründe, warum Sie Excel gegen eine digitale Geräteverwaltungssoftware eintauschen sollten. 

1. Excel ist fehleranfällig und unzuverlässig

Das Risiko, dass durch falsche Eingaben oder Kopierfehler ungenaue Daten in Excel hinterlegt werden, ist enorm groß. Gerade wenn es um die Verarbeitung großer Datenmengen geht, können diese Fehler schwerwiegende Folgen haben. Werden beispielsweise falsche Werte übernommen, kann dies zu rechtlichen Konsequenzen führen, wenn ein Gerät aufgrund dieses Fehlers nicht vorschriftsmäßig gewartet wird. Außerdem kann bereits ein unbedachter Klick eines Mitarbeitenden oder ein Hardwarefehler Ihre mühsam erstellen Listen zerstören.Setzen Sie als Excel Alternative hingegen auf eine moderne Geräteverwaltungssoftware, werden die Fehleranfälligkeit und die Unzuverlässigkeit durch automatische Validierung und regelmäßige Backups erfolgreich aus dem Weg geräumt. 

2. Fehlende Echtzeitdaten

Die wahrscheinlich größte? Schwäche von Excel ist das Fehlen von Echtzeitdaten. Änderungen im Werkzeugbestand müssen manuell eingepflegt werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Zudem gibt es keine Möglichkeit, die Historie der Werkzeuge und Maschinen nachzuverfolgen. Bei einer modernen Geräteverwaltung als Alternative zu Excel dagegen werden alle Daten in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie jederzeit einen genauen Überblick über den aktuellen Zustand Ihrer Geräte haben. Mit dem zusätzlichen Einsatz des Wattro Scan-Terminals und dem damit verbundenen Express Checkout steigt die Akzeptanz und die Nutzung im Team, wodurch die Echtzeitdaten noch zuverlässiger und konstanter gepflegt werden.

3. Begrenzter Benutzerzugriff

Wenn mehrere Personen an einer Excel-Vorlage arbeiten,entsteht häufig Chaos, weil Änderungen nicht nachverfolgt oder gespeichert werden können. Die gleichzeitige Nutzung ist quasi unmöglich. Excel ist also nicht dafür ausgelegt, von mehreren Personen gleichzeitig genutzt zu werden. 

Mit einer digitalen und modernen Geräteverwaltungssoftware kann der Zugriff genau gesteuert werden, sodass nur autorisierte Personen bestimmte Daten sehen oder ändern können. So entsteht kein Chaos und die Verantwortungsbereiche sind klar geregelt.

4. Mangelnde Übersicht und Analysefähigkeit

Mit zunehmender Datenmenge wird es in Excel immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Die Auswertung und Analyse von Daten wird schnell zu einer komplexen und zeitaufwändigen Aufgabe. Für Personen, die selten mit den Excel Tabellen arbeiten, ist es fast unmöglich, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen.

Eine digitale Geräteverwaltungssoftware bietet Ihnen als Excel Alternative benutzerfreundliche Bedienoberflächen und umfangreiche Analysewerkzeuge, die es Ihnen ermöglichen, auf Datengrundlage fundierte Entscheidungen zu treffen und den Überblick über Ihre gesamten Werkzeuge und Maschinen zu behalten.

5. Keine Integration mit anderen Systemen

Excel lässt sich nicht problemlos in andere Systeme wie Betriebs- oder Buchhaltungssoftware integrieren. Die Folge: Daten müssen manuell übertragen werden, was zusätzliche Arbeit und potenzielle Fehlerquellen schafft. Mit einer modernen Geräteverwaltungssoftware haben Sie die Möglichkeit einer nahtlosen Integration in Ihre bestehende Systeme, sodass alle relevanten Daten zentral und gesamtheitlich verwaltet werden können - die ideale Alternative zu Excel. Bei Wattro haben wir die Möglichkeit, schnell und zielgerichtet auf die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden eingehen, indem wir über eine bestehende API auf Daten zugreifen und integrieren, oder eine neue API schreiben, um denselben Effekt zu erzielen. 

6. Komplizierte Bedienung und Schulungsaufwand

Excel erfordert ein gewisses Know-How, um die komplexeren Funktionen mit Hilfe entsprechender Formeln effektiv nutzen zu können. Dies ist in der Regel mit Schulungsaufwand für Ihre Mitarbeitenden verbunden, wodurch wiederum Kosten entstehen.

Die digitale Geräteverwaltung, wie zum Beispiel von Wattro, ist intuitiv bedienbar. Nach einer System-Schulung, sowie persönlichem Support vor Ort bei der Erstaufnahme ist der Einstieg für Ihre Mitarbeitenden spielend leicht.

7. Keine automatische Rückmeldung

Ein weiterer großer Nachteil von Excel ist, dass es keine automatische Fehlerrückmeldung bietet. Wenn in einer Excel-Tabelle ein Prüfungsdatum einer Maschine abgelaufen ist, wird dies nicht automatisch erkannt oder gemeldet. Sie müssen aktiv in die Tabellen schauen, um Fehler zu bemerken, was zeitaufwendig und ineffizient ist. 

Eine moderne Geräteverwaltungssoftware hingegen erkennt und meldet Fehler automatisch, sodass Sie sofort informiert werden und schnell reagieren können, ohne dass ständige manuelle Überprüfungen nötig sind. So wird garantiert, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten und regelmäßige Wartungen durchgeführt werden. 

Fazit

Excel-Vorlagen mögen für einfache Aufgaben ausreichen, aber für eine effiziente und fehlerfreie Geräteverwaltung in einem Handwerksbetrieb sind sie nicht mehr zeitgemäß. 

Eine digitale Geräteverwaltungssoftware bietet Ihnen nicht nur mehr Sicherheit und Genauigkeit, sondern spart auch Zeit und Geld. 

Mit dieser modernen, digitalen Lösung verschaffen Sie nicht nur Ihren Mitarbeitenden eine große Arbeitserleichterung, sondern sorgen auch für einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, dank 

• effizienter Prozesse, 

• stetiger Kontrolle 

• automatischer Fehlermeldungen

• und garantiert funktionstüchtigen Geräten.

  
  

Auf Nimmerwiedersehen Excel-Chaos! 

Gemeinsam sorgen wir für ein reibungsloses Werkzeugmanagement!

Warum Wattro die richtige Wahl ist:

Wir lassen Sie nicht im Stich

Im Vergleich zu herkömmlichen Werkzeugverwaltungssystemen bietet das “Wattro Scan-Terminal” die Möglichkeit, Gerätebuchungen zuverlässig und automatisch abzuschließen. Durch die Benutzerfreundlichkeit des Systems und den einfachen Check-out-Prozess können Geräte mühelos und ohne Aufwand gebucht werden. Diese leicht verständliche Handhabung sorgt für hohe Akzeptanz und bereitwillige Nutzung bei den Mitarbeitenden und gewährleistet dadurch stets aktuelle und zuverlässige Daten im System.